Universidad

Modernización de la gestión: la UNLP implementó el Sistema Único de Documentación Universitaria

/Difusión UNLP/



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Con la finalidad de modernizar la gestión administrativa, generar y tramitar documentación y expedientes de forma digital, de manera rápida y no presencial, la Universidad Nacional de La Plata dispuso adoptar el Sistema Único de Documentación Universitaria (SUDOCU).

A través de la disposición Resolutiva Nº 210/2021, a partir del 1° de noviembre, la UNLP se incorporó en forma gradual el Sistema de Expediente Electrónico Integrado con SUDOCU, a través del cual se tramitarán válidamente los procedimientos administrativos, la emisión, registro y publicidad de los actos generales o particulares emanados de autoridades universitarias.

SUDOCU es un sistema de gestión documental integral que permite la generación de documentos, expedientes y la certificación mediante el uso de la firma electrónica y digital. La creación y edición colaborativa de documentos facilita y agiliza la gestión documental, el acceso a la información y reduce notablemente los plazos en las tramitaciones, al mismo tiempo que permite el seguimiento en línea de los trámites.

La implementación de esta iniciativa se gestó en un plenario de rectores del Consejo Interuniversitario Nacional (CIN) en septiembre de 2018 donde se encomendó al SIU “construir una solución de gestión documental electrónica para el sistema universitario”.

El SUDOCU, desarrollado por la Universidad Nacional de General Sarmiento (UNGS), e implementado por la UNLP –por recomendación de la subcomisión técnica del SIU-  permite crear todo tipo de documentos digitales y administrar el ciclo de vida completo de los mismos. Con SUDOCU se puede crear y editar colaborativamente una gran cantidad de tipos de documentos y también crear sus propios tipos documentales. Esos documentos, a su vez, pueden incorporarse en contenedores, expedientes y trámites y llevar registro de todos los actos administrativos que componen el trámite documental.

SUDOCU está compuesto actualmente de tres módulos principales: Gestión, MPD y MPC, a través de los cuales se gestiona, pública y configura todo tipo de entidades documentales.

-El módulo de Gestión, es el módulo principal desde donde se gestionan todos los documentos, expedientes y trámites.

-El módulo de Publicación y Digesto (MPD), permite acceder a la visualización de todos los documentos del sistema, a través de carpetas que permiten múltiples configuraciones de acuerdo a cada necesidad.

-El módulo de Parametrización y Configuración (MPC), permite acceder a la configuración de todas las entidades del sistema.

Además presenta las siguientes características:

-Es adaptable: se adapta fácilmente a distintos tipos de institución y distintos usos y situaciones.

-Escalable: es altamente escalable gracias a su arquitectura distribuida.

-Versátil: es adaptable a todo tipo de documentos y circuitos.

-Ahorro: representa un ahorro significativo en costos de papel y tiempo.

-Integrable: se integra fácilmente con otros sistemas a través de su API.

-Firma electrónica: implementa distintas posibilidades de firma electrónica y digital.

-Open source: está íntegramente desarrollado con tecnologías open source.

-La evaluación técnica y de seguridad de SUDOCU fue realizada por los técnicos del Centro Superior de Procesamiento de la Información (CeSPI) perteneciente a la UNLP.

Se puede concluir de esta manera que el nuevo sistema SUDOCU: cumple con los requisitos de la subcomisión técnica del SIU, con las necesidades funcionales y técnicas de la UNLP, permite desarrollos customizados  y está íntegramente desarrollado con tecnologías open source, evitando el pago de royalties (que generalmente son en moneda extranjera).

Esta herramienta ya se encuentra en producción en varias Universidades y en el propio CIN desde el año 2020, por lo tanto, resulta ser la mejor opción disponible al momento para implementar un sistema de expediente digital en la UNLP.

Es necesario remarcar que la Prosecretaría Legal y Técnica se encuentra coordinando las acciones necesarias para la paulatina incorporación de trámites al Sistema y para ello se están dictando capacitaciones en todas las Facultades y dependencias de la UNLP.

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